KINH NGHIỆM TỔ CHỨC TEAMBUILDING THÀNH CÔNG

Theo bạn thì những tiêu chí nào để lựa chọn 1 công ty tổ chức Teambuilding chuyên Nghiệp & đúng với các yêu cầu mà công ty đề ra từ ban đầu.

Chương Trình không mắc sạn từ khâu chuẩn bị đến thực hiện:

1. Tất cả những dịch vụ liên quan đến Booking & Chốt số lượng phải được hoàn tất trước 2 ngày chương trình diễn ra.

2. Các danh sách cần kiểm tra & in ấn: DS theo chuyến bay, DS Xe, DS Phòng , DS Tham dự có mộc công ty, Booking Phòng Nghỉ, Booking Ăn Uống, Booking Tham Quan…

3. Thời gian set up game Teambuilding & Gala Dinner từ 4-10 tiếng, cần thông báo trước cho Khách Sạn & địa điểm tổ chức

4. Thống nhất cách nhận phòng với Khách Sạn: Khu vực check in, cách chia chìa khóa theo xe, có thu CMND hay dùng Danh Sách Công ty.

5. Khu vực bàn ăn tại Nhà Hàng: thông thường sẽ chia là 4 bàn/ xe và xe đầu tiên đến sẽ di chuyển vào khu vực trong cùng của Đoàn, tránh trường hợp khách muốn ngồi đâu thì ngồi sẽ không kiểm tra được số lượng và dẫn đến trường hợp phát sinh bàn ăn. Trong đoàn có trẻ em không? Để chuẩn bị thêm ghế & suất ăn. Đặc biệt với các trường hợp khách ăn chay cũng cần thống kê & báo với nhà hàng trước.

6. Phương tiện di chuyển xe Universe được xem là chuẩn xe 45 chỗ tốt nhất nhưng giá chỉ chênh lệch so với các loại xe còn lại chừng 1.000.000 – 1.500.000VNĐ. VGOTRAVEL khuyên khách hàng nên chọn dòng xe này vì chi phí chênh lệch chia theo đầu người chỉ tầm 25.000 – 30.000/ khách nhưng dịch vụ di chuyển lại an tâm vì xe sạch sẽ, mới và an toàn. Hạn chế tình trạng xe cũ bị nằm đường.

7. Đối với những chương trình có sử dụng phòng họp: vui lòng kiểm tra dịch vụ đã bao gồm và chưa bao gồm của Phòng Họp để chúng ta có thể lường trước & thực hiện booking trước ngày diễn ra sự kiện. Thông thường các vật dụng & trang bị cần kiểm tra trước là:

Kiểu set up bàn ghế : Lớp Học/ Rạp Hát /  Chữ U / Banquet

Âm Thanh & Ánh Sáng

Phòng tách biệt hay Phòng được chia bằng partition : Để lường trước phần cách âm

Hoa / Giấy / Viết / Nước Suối / Flip Chart : kiểm tra số lượng KS cung cấp

Máy Chiếu/ Màn Chiếu : Màn chân đứng hay màn tự động được set up cố định

Tea Break : Menu / Thời Gian phục vụ

8. Chuẩn bị Hộp Y Tế cơ bản các loại thuốc say xe, đau bụng, nhức đầu,….

9. Quà tặng là phần không thể thiếu trong chương trình: Đóng thùng và phân loại quà cho mỗi hoạt động

10. Viết 1 emai tổng hợp tất cả Dịch Vụ/ Vật Dụng / Ghi Chú đã được thống nhất trong quá trình trao đổi 2 bên để Khách Hàng & Agency cùng kiểm tra lần cuối trước ngày diễn ra chương trình. Hạn chế tối đa những sai sót & thiếu thông tin.

Đứng trên cương vị người tổ chức bạn sẽ làm gì trong thời gian diễn ra chương trình?

1. Lên bảng Timeline & To Do List cụ thể để theo dõi các hoạt động xuyên suốt chương trình. Nhìn vào khung giờ khách hàng có thể hình dung công việc cụ thể sắp tới.
2. Di chuyển đến trước giờ thực hiện 1- 2 giờ để kiểm tra dịch vụ/ vật dụng 1  lần trước khi cho đưa vào sử dụng
  • Xe Di Chuyển : Số lượng/ chất lượng khi bước lên xe.
  • Khách Sạn : Khu vực Check In/ Để Hành Lý/ Phòng Nghỉ/ Nhà Hàng/ Hồ Bơi….
  • Nhà Hàng : Ăn Sáng/ Ăn Trưa / Ăn Tối / Phòng Họp
  • Mặt bằng & Đạo cụ tổ chức Teamuilding : Mặt bằng sạch và ít nhóm có 1 khoảng bóng mát
  • Mặt bằng & Đồ Hóa Trang Gala Dinner : Bàn Set up theo sơ đồ, vật dụng theo check list ( Đồ Hóa Trang/ Quà Tặng/ Bằng Khen…)
  • Ấn phẩm nhận dạng chương trình : Banner/ Backdrop/ Standee : Đã đúng thông tin, Logo, kích thước. Dàn dựng đã kiên cố & đẹp mắt chưa, cần điều chỉnh gấp nếu không đạt yêu cầu.
  • Âm Thanh Teambuilding đã đủ âm lượng cho group chưa và khoảng cách âm thanh có thể nghe được là bao xa, tránh trường hợp đoàn lớn mà âm thanh quá nhỏ không để truyền đạt thông tin & quản lý tập trung đoàn đông. Trường hợp đoàn trên 300 Khách, rất cần có 1 sân khấu nhỏ để hoạt náo viên đứng phía trên & điều phối các hoạt động được tốt hơn.
  • Sân Khấu, Âm Thanh Ánh Sáng Gala Dinner : độ hoành tráng & qui mô của một chương trình Gala Dinner được đánh giá 50% vào khu vực sân khấu, ATAS do đó cần kiểm tra kỹ lưỡng & Test nhiều lần.
  • Lưu ý : Sàn sân khấu đã sạch có thảm hay không? Sức chứa tối đa được bao nhiêu khách đứng cùng một lúc.
  • Âm thanh : không được quá gần với bàn đầu vì thường khu vực bàn Tiệc này của VIP
  • Ánh Sáng phải có sự kết hợp cùng khói nóng/ lạnh: để tạo chiều sâu & huyền ảo lung linh cho các tiết mục biểu diễn trên sân khấu.
  • Nếu có sự dụng máy chiếu: hạn chế tối đa máy chiều rời & màn chiếu chân chính vì nó vô tình làm xấu đi cái tổng thể khu vực sân khấu. Bởi các lý do sau:
  • Không cố định : dễ bị lệch khung
  • Khách di chuyển qua lại in bóng lên màn hình.
Do đó nên sử dụng màn hình Led/ máy chiếu cố định trên trần cao với màn chiếu lắp sẵn thả từ trên cao xuống. Khi không sử dụng ta có thể off dễ dàng.
Không có mục tiêu chúng ta sẽ đi lạc đường đó là điều chắc chắn, do vậy khi bắt đầu chương trình bạn vui lòng hãy gạch đầu dòng ít nhất 3 cái để làm kim chỉ nam châm để tự tin hơn khi bắt đầu chương trình.
Bạn có 100 nỗi lo cho chương trình & chúng tôi có đến 101 giải pháp để thực hiện tốt và trôi chảy mọi thứ. Vì thế, hãy đến với chúng tôi, Vgotravel sẽ tạo ra cho bạn một sân chơi bổ ích và thú vị nhé! 

Các chương trình tham khảo:  http://vgotravel.com.vn/phong-cach-team-building-81.html

Bài viết khác

VGOTRAVEL – CARAVAN FAMTRIP

VGOTRAVEL – CARAVAN FAMTRIP "HÀO KHÍ MIỀN ĐÔNG 2021"  Ngày 20-12, Hiệp hội Du lịch (HHDL) tỉnh Bình Dương phối hợp tổ chức chương trình Caravan Famtrip "Hào khí miền Đông 2021". Chương trình được ...

Xem thêm

[REVIEW TOUR PHÚ QUỐC 3N2Đ] CHUYẾN ĐI ĐÁNG NHỚ

REVIEW TOUR PHÚ QUỐC 3N2Đ Phú Quốc không chỉ nổi tiếng là một hòn đảo xinh đẹp với phong cảnh thiên nhiên yên bình, hoang sơ, khí hậu thuận lợi cho hoạt động vui chơi, nghỉ dưỡng,... Phú Quốc ...

Xem thêm

REVIEW TOUR ĐÀ LẠT 3N3Đ – KHÔNG BAO GIỜ CHÁN CHỈ CÓ TẠI VGOTRAVEL

Hôm nay VGOTRAVEL sẽ review đến các bạn tour Đà Lạt 3N3Đ mà du khách đã trải nghiệm cùng VGOTRAVEL để biết có những trải nghiệm thú vị như thế nào. Du khách tham gia tour Đà Lạt 3N3Đ còn được tham ...

Xem thêm

KHÁM PHÁ THIỀNG LIỀNG CHỐN BÌNH YÊN ĐẾN KÌ LẠ

KHÁM PHÁ THIỀNG LIỀNG CHỐN BÌNH YÊN ĐẾN KÌ LẠ Hôm nay VGOTRAVEL sẽ dẫn bạn khám phá một vùng đất “tuy quen mà lạ”, với những trải nghiệm mới vô cùng thú vị tại ấp đảo Thiềng ...

Xem thêm

CÁC GÓI VOUCHER, COMBO DU LỊCH 2022 GIẢM “SỐC” BẠN THỂ THỂ BỎ LỠ

CÁC GÓI VOUCHER, COMBO DU LỊCH 2022 GIẢM “SỐC” BẠN KHÔNG THỂ THỂ BỎ LỠ 1. COMBO DU LỊCH LÀ GÌ? Combo du lịch là gói dịch vụ bao gồm vé máy bay,  phòng nghỉ (khách sạn, resort), vé vui chơi ...

Xem thêm

SỰ KIỆN VGOTRAVEL CHÍNH THỨC LÀ THÀNH VIÊN HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM VECOM

SỰ KIỆN VGOTRAVEL CHÍNH THỨC LÀ THÀNH VIÊN HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM VECOM Sự kiện năm nay Với chủ đề “Marketing in The New Normal and Metaverse” – Chủ đề đang làm mưa làm gió ...

Xem thêm

5 ĐỊA ĐIỂM ĐÓN TUYẾT SIÊU ĐẸP TẠI SAPA BẠN KHÔNG THỂ BỎ LỠ

5 ĐỊA ĐIỂM ĐÓN TUYẾT SIÊU ĐẸP TẠI SAPA BẠN KHÔNG THỂ BỎ LỠ Đã bao giờ bạn xem phim Hàn Quốc và đã vỡ òa cảm xúc khi xem đến đoạn cặp đôi diễn viên chính thể hiện tình cảm dưới ...

Xem thêm

Một ngày khám phá ấp làm muối Thiềng Liềng ở ngoại ô TP HCM

Một ngày khám phá ấp làm muối ở ngoại ô TP HCM Ấp Thiềng Liềng ở xã đảo Thạnh An, Cần Giờ có nghề làm muối lâu năm, khung cảnh thanh bình và người dân thân thiện.  Giữa tháng ...

Xem thêm

Du lịch một ngày tại TP HCM - nên đi đâu ?

DU LỊCH MỘT NGÀY NÊN ĐI ĐÂU ?  Bài viết dành cho những người bận rộn nhưng muốn có một kì nghỉ ngắn để giảm căng thẳng trong cuộc sống hay công việc hàng ngày. Cùng đi tìm những địa ...

Xem thêm

8 lưu ý khi chọn mua lều đi cắm trại

Nếu bạn cắm trại trên đỉnh núi thì cần tìm lều siêu nhẹ và khả năng chống mưa gió tốt. Hiện nay, nhu cầu cắm trại ở các điểm đến gần gũi với thiên nhiên ngày càng lớn, nhất là khi ...

Xem thêm

1001 phiên bản của món bánh cuốn Việt Nam Khắp ba miền

Không chỉ có bánh cuốn Phủ Lý ở Hà Nam, bánh cuốn Thanh Trì ở Hà Nội mà đi qua mỗi vùng miền của dải đất hình chữ S, bánh cuốn lại ẩn chứa một hương vị rất riêng. Bánh cuốn Hà ...

Xem thêm

HÀNH TRÌNH TEAMBUIDING - MEETING - GALA DINNER VGOTRAVEL ĐỒNG HÀNH CÙNG ALLEVIARE GROUP TẠI NINH CHỮ - VỊNH VĨNH HY

HÀNH TRÌNH TEAMBUIDING - MEETING - GALA DINNER VGOTRAVEL ĐỒNG HÀNH CÙNG ALLEVIARE GROUP TẠI NINH CHỮ - VỊNH VĨNH HY Vịnh Vĩnh Hy được đánh giá là một trong những vịnh đẹp nhất Việt Nam. Vịnh Vĩnh Hy là ...

Xem thêm

NHÌN LẠI KỶ NIỆM KHÓ QUÊN CỦA TẬP ĐOÀN DECATHLON TẠI KHU DU LỊCH LAN VƯƠNG

NHÌN LẠI KỶ NIỆM KHÓ QUÊN CỦA TẬP ĐOÀN DECATHLON TẠI KHU DU LỊCH LAN VƯƠNG Lan Vương là một khu du lịch mới nổi ở Bến Tre, rất lý tưởng cho những ngày thư giãn vào cuối tuần cùng bạn bè, gia ...

Xem thêm

NGẮM LẠI HÀNH TRÌNH KHÓ QUÊN CỦA TẬP ĐOÀN ẨM THỰC - TAKAHIRO - SOMTUMTHAI - HINOKO - TEAMBUILDING - GALA DINNER TẠI NHA TRANG 3 NGÀY 3 ĐÊM

NGẮM LẠI HÀNH TRÌNH KHÓ QUÊN CỦA TẬP ĐOÀN ẨM THỰC - TAKAHIRO - SOMTUMTHAI - HINOKO - TEAMBUILDING - GALA DINNER TẠI NHA TRANG 3N3Đ Nha Trang – Được tôn vinh là một trong những vịnh đẹp nhất thế giới, ...

Xem thêm

NHỮNG TOUR DU LỊCH “HOT” NHẤT 30/4 – 1/5 BẠN KHÔNG THỂ BỎ LỠ

NHỮNG TOUR DU LỊCH “HOT” NHẤT 30/4 – 1/5 BẠN KHÔNG THỂ BỎ LỠ   Bạn là người đam mê du lịch, đam mê khám phá những vùng đất mới mẻ, thích những chuyến đi nghỉ dưỡng sau những ngày ...

Xem thêm

COMBO DU LỊCH

  COMBO DU LỊCH LÀ GÌ? Combo du lịch là loại hình dịch vụ - du lịch không trọn gói như một chương trình du lịch hoàn chỉnh mà được thiết kế theo yêu cầu sở thích, ngân sách của khách ...

Xem thêm