KINH NGHIỆM TỔ CHỨC TEAMBUILDING THÀNH CÔNG

Theo bạn thì những tiêu chí nào để lựa chọn 1 công ty tổ chức Teambuilding chuyên Nghiệp & đúng với các yêu cầu mà công ty đề ra từ ban đầu.

Chương Trình không mắc sạn từ khâu chuẩn bị đến thực hiện:

1. Tất cả những dịch vụ liên quan đến Booking & Chốt số lượng phải được hoàn tất trước 2 ngày chương trình diễn ra.

2. Các danh sách cần kiểm tra & in ấn: DS theo chuyến bay, DS Xe, DS Phòng , DS Tham dự có mộc công ty, Booking Phòng Nghỉ, Booking Ăn Uống, Booking Tham Quan…

3. Thời gian set up game Teambuilding & Gala Dinner từ 4-10 tiếng, cần thông báo trước cho Khách Sạn & địa điểm tổ chức

4. Thống nhất cách nhận phòng với Khách Sạn: Khu vực check in, cách chia chìa khóa theo xe, có thu CMND hay dùng Danh Sách Công ty.

5. Khu vực bàn ăn tại Nhà Hàng: thông thường sẽ chia là 4 bàn/ xe và xe đầu tiên đến sẽ di chuyển vào khu vực trong cùng của Đoàn, tránh trường hợp khách muốn ngồi đâu thì ngồi sẽ không kiểm tra được số lượng và dẫn đến trường hợp phát sinh bàn ăn. Trong đoàn có trẻ em không? Để chuẩn bị thêm ghế & suất ăn. Đặc biệt với các trường hợp khách ăn chay cũng cần thống kê & báo với nhà hàng trước.

6. Phương tiện di chuyển xe Universe được xem là chuẩn xe 45 chỗ tốt nhất nhưng giá chỉ chênh lệch so với các loại xe còn lại chừng 1.000.000 – 1.500.000VNĐ. VGOTRAVEL khuyên khách hàng nên chọn dòng xe này vì chi phí chênh lệch chia theo đầu người chỉ tầm 25.000 – 30.000/ khách nhưng dịch vụ di chuyển lại an tâm vì xe sạch sẽ, mới và an toàn. Hạn chế tình trạng xe cũ bị nằm đường.

7. Đối với những chương trình có sử dụng phòng họp: vui lòng kiểm tra dịch vụ đã bao gồm và chưa bao gồm của Phòng Họp để chúng ta có thể lường trước & thực hiện booking trước ngày diễn ra sự kiện. Thông thường các vật dụng & trang bị cần kiểm tra trước là:

Kiểu set up bàn ghế : Lớp Học/ Rạp Hát /  Chữ U / Banquet

Âm Thanh & Ánh Sáng

Phòng tách biệt hay Phòng được chia bằng partition : Để lường trước phần cách âm

Hoa / Giấy / Viết / Nước Suối / Flip Chart : kiểm tra số lượng KS cung cấp

Máy Chiếu/ Màn Chiếu : Màn chân đứng hay màn tự động được set up cố định

Tea Break : Menu / Thời Gian phục vụ

8. Chuẩn bị Hộp Y Tế cơ bản các loại thuốc say xe, đau bụng, nhức đầu,….

9. Quà tặng là phần không thể thiếu trong chương trình: Đóng thùng và phân loại quà cho mỗi hoạt động

10. Viết 1 emai tổng hợp tất cả Dịch Vụ/ Vật Dụng / Ghi Chú đã được thống nhất trong quá trình trao đổi 2 bên để Khách Hàng & Agency cùng kiểm tra lần cuối trước ngày diễn ra chương trình. Hạn chế tối đa những sai sót & thiếu thông tin.

Đứng trên cương vị người tổ chức bạn sẽ làm gì trong thời gian diễn ra chương trình?

1. Lên bảng Timeline & To Do List cụ thể để theo dõi các hoạt động xuyên suốt chương trình. Nhìn vào khung giờ khách hàng có thể hình dung công việc cụ thể sắp tới.
2. Di chuyển đến trước giờ thực hiện 1- 2 giờ để kiểm tra dịch vụ/ vật dụng 1  lần trước khi cho đưa vào sử dụng
  • Xe Di Chuyển : Số lượng/ chất lượng khi bước lên xe.
  • Khách Sạn : Khu vực Check In/ Để Hành Lý/ Phòng Nghỉ/ Nhà Hàng/ Hồ Bơi….
  • Nhà Hàng : Ăn Sáng/ Ăn Trưa / Ăn Tối / Phòng Họp
  • Mặt bằng & Đạo cụ tổ chức Teamuilding : Mặt bằng sạch và ít nhóm có 1 khoảng bóng mát
  • Mặt bằng & Đồ Hóa Trang Gala Dinner : Bàn Set up theo sơ đồ, vật dụng theo check list ( Đồ Hóa Trang/ Quà Tặng/ Bằng Khen…)
  • Ấn phẩm nhận dạng chương trình : Banner/ Backdrop/ Standee : Đã đúng thông tin, Logo, kích thước. Dàn dựng đã kiên cố & đẹp mắt chưa, cần điều chỉnh gấp nếu không đạt yêu cầu.
  • Âm Thanh Teambuilding đã đủ âm lượng cho group chưa và khoảng cách âm thanh có thể nghe được là bao xa, tránh trường hợp đoàn lớn mà âm thanh quá nhỏ không để truyền đạt thông tin & quản lý tập trung đoàn đông. Trường hợp đoàn trên 300 Khách, rất cần có 1 sân khấu nhỏ để hoạt náo viên đứng phía trên & điều phối các hoạt động được tốt hơn.
  • Sân Khấu, Âm Thanh Ánh Sáng Gala Dinner : độ hoành tráng & qui mô của một chương trình Gala Dinner được đánh giá 50% vào khu vực sân khấu, ATAS do đó cần kiểm tra kỹ lưỡng & Test nhiều lần.
  • Lưu ý : Sàn sân khấu đã sạch có thảm hay không? Sức chứa tối đa được bao nhiêu khách đứng cùng một lúc.
  • Âm thanh : không được quá gần với bàn đầu vì thường khu vực bàn Tiệc này của VIP
  • Ánh Sáng phải có sự kết hợp cùng khói nóng/ lạnh: để tạo chiều sâu & huyền ảo lung linh cho các tiết mục biểu diễn trên sân khấu.
  • Nếu có sự dụng máy chiếu: hạn chế tối đa máy chiều rời & màn chiếu chân chính vì nó vô tình làm xấu đi cái tổng thể khu vực sân khấu. Bởi các lý do sau:
  • Không cố định : dễ bị lệch khung
  • Khách di chuyển qua lại in bóng lên màn hình.
Do đó nên sử dụng màn hình Led/ máy chiếu cố định trên trần cao với màn chiếu lắp sẵn thả từ trên cao xuống. Khi không sử dụng ta có thể off dễ dàng.
Không có mục tiêu chúng ta sẽ đi lạc đường đó là điều chắc chắn, do vậy khi bắt đầu chương trình bạn vui lòng hãy gạch đầu dòng ít nhất 3 cái để làm kim chỉ nam châm để tự tin hơn khi bắt đầu chương trình.
Bạn có 100 nỗi lo cho chương trình & chúng tôi có đến 101 giải pháp để thực hiện tốt và trôi chảy mọi thứ. Vì thế, hãy đến với chúng tôi, Vgotravel sẽ tạo ra cho bạn một sân chơi bổ ích và thú vị nhé! 

Các chương trình tham khảo:  http://vgotravel.com.vn/phong-cach-team-building-81.html

Bài viết khác

CHÙM TOUR ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT DÀNH CHO KHÁCH ĐOÀN

ĐI CÀNG ĐÔNG - GIÁ CÀNG RẺ Trải nghiệm cùng team building Chuyên Nghiệp , độc đáo; Lắng đọng cùng gala dinner hoành tráng, ý nghĩa; Gắn kết tập thể - nâng cao hiệu suất công việc ƯU ...

Xem thêm

VGOTRAVEL TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CHƯƠNG TRÌNH - TEAMBUILDING - MEETING - AMAZING RACE - HUYỀN THOẠI ĐẤT CHÍN RỒNG - KHU DU LỊCH LAN VƯƠNG

Ngày 25/09/2020 vừa qua TẬP ĐOÀN DECATHLON đã có chuyến DU LỊCH KẾT HỢP MEETING và tham gia chương trình  AMAZING RACE ĐẶC BIỆT KHÁM PHÁ VÙNG ĐẤT CHÍN RỒNG Với chương trình này VGO TRAVEL mong ...

Xem thêm

THU QUYẾN RŨ 2020 - CHÙM TOUR DU LỊCH TRONG NƯỚC KHÔNG THỂ BỎ QUA

Mùa thu với tiết trời mát mẻ, nắng vàng nhẹ là khoảng thời gian lí tưởng để bạn vi vu khám phá các địa danh trong nước. Du lịch VGO xin gửi đến quý khách hàng  chương trình THU QUYẾN RŨ 2020 ...

Xem thêm

Top 7 quán bar tuyệt đẹp ở Phú Quốc để ngắm hoàng hôn trên biển

Đây đều là những điểm không chỉ cho bạn khoảng thời gian tuyệt vời để ngắm hoàng hôn mà còn là nơi bạn có được những tấm ảnh thật hot.   Ocsen bar & club đặt những chiếc ...

Xem thêm

5 cung đường ngắm lúa chín ở Tây Bắc

Tú Lệ, Mù Cang Chải hay Hoàng Su Phì là những nơi được nhiều du khách tìm đến vào mỗi dịp tháng 9, 10 ​ Sa Pa, Lào Cai Đi xe ra xa khu trung tâm, du khách sẽ đến với những thửa ruộng ...

Xem thêm

Bên trong Đồn Rạch Cát - pháo đài lớn nhất Đông Dương

  Pháo đài hơn trăm tuổi ở nơi này đang chờ được "đổi phận": trở thành một tiểu khu du lịch đặc biệt nằm trong hệ thống giao thông đường thủy Đông - Tây Nam Bộ. Tuổi Trẻ là ...

Xem thêm

Hội An, một buổi sớm bình yên

Không chỉ lung linh đèn hoa và luôn đông đúc khách du lịch, còn có một Hội An trong trẻo, tinh khôi và bình yên trong buổi sáng sớm. Phố cổ Hội An bình thường luôn nhộn nhịp du khách, đặc biệt ...

Xem thêm

Tổng hợp 19 cung đường Trekking đẹp nhất Việt Nam

1. Tà Năng – Phan Dũng Review của bạn Lê Xuân Cường khi đi cung này: – Đường đi chủ yếu có lối mòn, nhưng khá dễ lạc do nhiều điểm rẽ lung tung, các bạn nên chuẩn bị kỹ về tracklog ...

Xem thêm

Du Lịch Giữa Mùa Dịch

Với những người có niềm đam mê bất tận với du lịch, mùa dịch Covid-19 hẳn sẽ khiến họ cảm thấy bí bách, khi không thể đến những nơi mình mong muốn. Xã hội đang sống chung với đại dịch, ...

Xem thêm

Lak Tented Camp – Khu nghỉ dưỡng bên hồ tuyệt đẹp

Khu nghỉ dưỡng Lak Tented Camp đẹp và bình yên giống như một góc của vùng ngoại ô Châu Âu nào đó. Đây là một trong những điểm đến phù hợp với những người ưa khám phá, yêu thích vẻ hoang sơ, ...

Xem thêm

GIA ĐÌNH VIVU - YÊN TÂM CHU DU

Dịch Covid cơ bản đã được khống chế tại Vietnam.Thời điểm MÙA HÈ cũng là thời điểm của cái nắng chói chang ở những vùng biển như Phan Thiết , Vũng Tàu , Long Hải , Hồ Tràm.... Sau thời gian ...

Xem thêm

Kích Cầu Du Lịch 2020 Ưu Đãi đặc biệt dành cho Khách đoàn tại du lịch VGO

Dịch Covid cơ bản đã được khống chế tại Vietnam.Theo ghi nhận thực tế, nhu cầu tổ chức tour du lịch trong nước dành cho doanh nghiệp đang tăng cao. Lượng tour khách đoàn của doanh nghiệp với số ...

Xem thêm

Du Lịch An Toàn Trong Mùa Dịch

Bắt đầu từ ngày  (23.4) Việt Nam chính thức dừng cách ly xã hội ,Việt Nam tiến tới việc sống chung an toàn với dịch . VGOTRAVEL xin chia sẻ tới quý khách một số phương thức phòng dịch an toàn ...

Xem thêm

Top 10 hòn đảo du lịch đẹp nhất thế giớ

Với một người yêu du lịch thì đi và khám phá những hòn đảo đẹp là điều không thể nào bỏ qua. Những hòn đảo độc đáo, bãi cát hoàn hảo, cùng làn nước trong xanh bên những rạng dừa biển ...

Xem thêm

20 quy tắc cần biết khi tắm onsen

20 quy tắc cần biết khi tắm onsen Khách cần khỏa thân hoàn toàn trong quá trình tắm, tôn trọng người xung quanh và hầu hết các cơ sở từ chối phục vụ người có hình xăm lớn.             ...

Xem thêm

Việt Nam đoạt 2 giải vàng ảnh quốc tế

Cuộc thi ảnh Contrast 2020 vừa công bố kết quả với nhiều tác giả Việt Nam đoạt giải ở các hạng mục Du lịch, Đời sống, Chim chóc... Contrast 2020 do câu lạc bộ Infinity ở Doboj, Bosnia & ...

Xem thêm