7 BƯỚC KHÔNG THỂ BỎ QUA KHI CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện ngoài việc thông tin tới công chúng còn có một chức năng quan trọng khác đó chính là quảng cáo cho sản phẩm và thương hiệu. Tùy theo quy mô của sự kiện mà bạn có thể dành thời gian chuẩn bị ngắn hay dài. Tuy nhiên, dưới đây là 7 việc làm bạn cần soát lại trước khi một sự kiện diễn ra chính thức. Cùng Vgotravel điểm qua nhé!

1. Rà soát lại tiến độ công việc:
Việc này sẽ giúp bạn biết được tiến độ các công việc phục vụ sự kiện. Thông thường, mỗi hạng mục sẽ có một người phụ trách chính như: bộ phận kĩ thuật, bộ phần thiết kế, bộ phận hậu cần, bộ phần truyền thông… Người điều phối sự kiện có thể liên hệ với các trưởng nhóm để nắm được tiến trình công việc một cách nhanh nhất. Nếu có bộ phận nào chưa hoàn thành công việc được giao thì cần tiến hành đốc thúc và hỗ trợ để không ảnh hưởng đến lịch trình chung của chương trình.

2. Kiểm tra các thủ tục hành chính:
Thủ tục hành chính là giấy tờ pháp lý quan trọng. Khi chưa được cấp phép thì sự kiện sẽ không được diễn ra. Vì thế cho nên công việc xin giấy phép cần phải làm trước tiên và luôn luôn kiểm tra để biết rõ tiến độ công việc.

Một số giấy phép cần thiết khi tổ chức sự kiện như:

  • Giấy phép tiến hành sự kiện đối với các sự kiện quy mô như: diễu hành, biểu diễn nghệ thuật, thi đấu thể thao…
  • Giấy phép về an toàn, vệ sinh môi trường, đảm bảo an ninh.
  • Giấy phép liên quan đến việc treo băng rôn, quảng cáo,…
  • Nhiều sự kiện còn phải duyệt trước phần nội dung nên ban tổ chức cũng nên lưu ý.

3. Check list Khách mời trong sự kiện:
Khách mời của sự kiện là thành phần quan trọng làm nên thành công cho chương trình. Họ có thể là đối tượng mà doanh nghiệp quan tâm, là đối tác, khách hàng của doanh nghiệp hay những người lãnh đạo địa phương…

Trước sự kiện, ban tổ chức nên rà soát lại công tác gửi thiệp mời cho khách. Kiểm tra xem số lượng khách mời nhận lời tham gia là bao nhiêu, tất cả khách mời đều đã nhận được thiệp hay chưa và mọi công tác phục vụ khách mời có đầy đủ chu đáo hay không…

4. Kiểm tra lại địa điểm tổ chức sự kiện:
Địa điểm tổ chức cần được thuê và khảo sát từ sớm. Tuy nhiên, đến sát ngày diễn ra sự kiện thì bạn nên kiểm tra lại một lần cuối để tránh sai sót. Các hạng mục nên lưu ý như: tình trạng giao thông, cổng chào, bàn tiếp khách, khu vực tổ chức sự kiện, hệ thống âm thanh, ánh sáng, lối thoát hiểm…

Cũng có một số trường hợp vì sai sót của bộ phận lễ tân mà dù bạn đã kí hợp đồng thuê phòng, tuy nhiên, phòng vẫn được kí cho một bên khác. Hoặc trường hợp có nhiều sự kiện diễn ra cùng ngày với bạn nên bãi đổ xe quá tải. Người điều phối sự kiện phải nắm được những diễn biến này để điều chỉnh cho phù hợp nhất.

5. Kiểm tra nhân sự phục vụ sự kiện:
Nhân sự phục vụ cho sự kiện ngoài những người làm công tác tổ chức còn một bộ phận khác đó chính là những người tham gia trực tiếp trong sự kiện như: vũ công, MC, PG… Bộ phận nhân sự này được thuê từ bên ngoài vào. Vì vậy, ngoài việc tìm đơn vị cung cấp uy tín thì bạn cũng cần check lại thường xuyên để nắm được các thay đổi nếu có.

6. Kiểm tra lại công tác hậu cần phục vụ sự kiện:
Công tác hậu cần phục vụ trong mỗi sự kiện cần phải kiểm tra thường xuyên và không được phép coi nhẹ dù đó không phải là những hạng mục chính. Công việc hậu cần bao gồm: công tác đón tiếp khách mời sự kiện, công tác chuẩn bị phương tiện đưa đón khách mời, công tác phục vụ khách mời, kiểm tra thực đơn trong các bữa tiệc chính, cung cấp các dịch vụ khác mà khách mời yêu cầu.

7. Rà soát lại nội dung sự kiện:
Ngoài những việc kể trên thì nội dung chính sẽ diễn ra trong sự kiện cũng là điều bạn cần lưu tâm. Ở nhiều sự kiện thì nội dung này là do bên đối tác chuẩn bị. Tuy nhiên, là người điều phối thì bạn cũng cần nắm rõ các nội dung để biết khi nào cần trình chiếu slide và khớp âm thanh, ánh sáng cho phù hợp nhất.

Những quà tặng đi kèm cho khách mời hay các tài liệu bổ trợ cũng nên kiểm tra kĩ về số lượng và chất lượng in ấn. Đối với các sự kiện mở cửa tự do và không thu phí thì nên chuẩn bị số lượng quà dự phòng vì có thể số lượng khách mời sẽ đến đông hơn so với dự tính ban đầu.

Công tác rà soát trước sự kiện giúp bạn làm chủ tình hình và tránh được các tình huống đáng tiếc có thể xảy ra.

Vgotravel vừa chia sẻ 7 hạng mục hết sức quan trọng mà bạn tuyệt đối không được bỏ qua khi tổ chức sự kiện. Hãy gọi cho Vgotarvel, chúng tôi sẽ giúp bạn có một sự kiện hoàn chỉnh và thành công nhất.


 

Bài viết khác

CHÙM TOUR ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT DÀNH CHO KHÁCH ĐOÀN

ĐI CÀNG ĐÔNG - GIÁ CÀNG RẺ Trải nghiệm cùng team building Chuyên Nghiệp , độc đáo; Lắng đọng cùng gala dinner hoành tráng, ý nghĩa; Gắn kết tập thể - nâng cao hiệu suất công việc ƯU ...

Xem thêm

VGOTRAVEL TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CHƯƠNG TRÌNH - TEAMBUILDING - MEETING - AMAZING RACE - HUYỀN THOẠI ĐẤT CHÍN RỒNG - KHU DU LỊCH LAN VƯƠNG

Ngày 25/09/2020 vừa qua TẬP ĐOÀN DECATHLON đã có chuyến DU LỊCH KẾT HỢP MEETING và tham gia chương trình  AMAZING RACE ĐẶC BIỆT KHÁM PHÁ VÙNG ĐẤT CHÍN RỒNG Với chương trình này VGO TRAVEL mong ...

Xem thêm

THU QUYẾN RŨ 2020 - CHÙM TOUR DU LỊCH TRONG NƯỚC KHÔNG THỂ BỎ QUA

Mùa thu với tiết trời mát mẻ, nắng vàng nhẹ là khoảng thời gian lí tưởng để bạn vi vu khám phá các địa danh trong nước. Du lịch VGO xin gửi đến quý khách hàng  chương trình THU QUYẾN RŨ 2020 ...

Xem thêm

Top 7 quán bar tuyệt đẹp ở Phú Quốc để ngắm hoàng hôn trên biển

Đây đều là những điểm không chỉ cho bạn khoảng thời gian tuyệt vời để ngắm hoàng hôn mà còn là nơi bạn có được những tấm ảnh thật hot.   Ocsen bar & club đặt những chiếc ...

Xem thêm

5 cung đường ngắm lúa chín ở Tây Bắc

Tú Lệ, Mù Cang Chải hay Hoàng Su Phì là những nơi được nhiều du khách tìm đến vào mỗi dịp tháng 9, 10 ​ Sa Pa, Lào Cai Đi xe ra xa khu trung tâm, du khách sẽ đến với những thửa ruộng ...

Xem thêm

Bên trong Đồn Rạch Cát - pháo đài lớn nhất Đông Dương

  Pháo đài hơn trăm tuổi ở nơi này đang chờ được "đổi phận": trở thành một tiểu khu du lịch đặc biệt nằm trong hệ thống giao thông đường thủy Đông - Tây Nam Bộ. Tuổi Trẻ là ...

Xem thêm

Hội An, một buổi sớm bình yên

Không chỉ lung linh đèn hoa và luôn đông đúc khách du lịch, còn có một Hội An trong trẻo, tinh khôi và bình yên trong buổi sáng sớm. Phố cổ Hội An bình thường luôn nhộn nhịp du khách, đặc biệt ...

Xem thêm

Tổng hợp 19 cung đường Trekking đẹp nhất Việt Nam

1. Tà Năng – Phan Dũng Review của bạn Lê Xuân Cường khi đi cung này: – Đường đi chủ yếu có lối mòn, nhưng khá dễ lạc do nhiều điểm rẽ lung tung, các bạn nên chuẩn bị kỹ về tracklog ...

Xem thêm

Du Lịch Giữa Mùa Dịch

Với những người có niềm đam mê bất tận với du lịch, mùa dịch Covid-19 hẳn sẽ khiến họ cảm thấy bí bách, khi không thể đến những nơi mình mong muốn. Xã hội đang sống chung với đại dịch, ...

Xem thêm

Lak Tented Camp – Khu nghỉ dưỡng bên hồ tuyệt đẹp

Khu nghỉ dưỡng Lak Tented Camp đẹp và bình yên giống như một góc của vùng ngoại ô Châu Âu nào đó. Đây là một trong những điểm đến phù hợp với những người ưa khám phá, yêu thích vẻ hoang sơ, ...

Xem thêm

GIA ĐÌNH VIVU - YÊN TÂM CHU DU

Dịch Covid cơ bản đã được khống chế tại Vietnam.Thời điểm MÙA HÈ cũng là thời điểm của cái nắng chói chang ở những vùng biển như Phan Thiết , Vũng Tàu , Long Hải , Hồ Tràm.... Sau thời gian ...

Xem thêm

Kích Cầu Du Lịch 2020 Ưu Đãi đặc biệt dành cho Khách đoàn tại du lịch VGO

Dịch Covid cơ bản đã được khống chế tại Vietnam.Theo ghi nhận thực tế, nhu cầu tổ chức tour du lịch trong nước dành cho doanh nghiệp đang tăng cao. Lượng tour khách đoàn của doanh nghiệp với số ...

Xem thêm

Du Lịch An Toàn Trong Mùa Dịch

Bắt đầu từ ngày  (23.4) Việt Nam chính thức dừng cách ly xã hội ,Việt Nam tiến tới việc sống chung an toàn với dịch . VGOTRAVEL xin chia sẻ tới quý khách một số phương thức phòng dịch an toàn ...

Xem thêm

Top 10 hòn đảo du lịch đẹp nhất thế giớ

Với một người yêu du lịch thì đi và khám phá những hòn đảo đẹp là điều không thể nào bỏ qua. Những hòn đảo độc đáo, bãi cát hoàn hảo, cùng làn nước trong xanh bên những rạng dừa biển ...

Xem thêm

20 quy tắc cần biết khi tắm onsen

20 quy tắc cần biết khi tắm onsen Khách cần khỏa thân hoàn toàn trong quá trình tắm, tôn trọng người xung quanh và hầu hết các cơ sở từ chối phục vụ người có hình xăm lớn.             ...

Xem thêm

Việt Nam đoạt 2 giải vàng ảnh quốc tế

Cuộc thi ảnh Contrast 2020 vừa công bố kết quả với nhiều tác giả Việt Nam đoạt giải ở các hạng mục Du lịch, Đời sống, Chim chóc... Contrast 2020 do câu lạc bộ Infinity ở Doboj, Bosnia & ...

Xem thêm